Kassensystem für Lieferdienste: Lohnt sich das?

Welche Kassensysteme gibt es?

Neben der manuellen Kasse (offene Ladenkasse), gibt es drei grundlegende Arten von Kassen:

• elektronische Registrierkasse
• PC-Kasse
• POS-System

Welches System ein Unternehmer für die Kassenführung verwendet, wird vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Gewerbetreibende und Kleinunternehmen die den Warenverkauf oder die Dienstleistung gegen Barzahlung üblicherweise über offene Ladenkassen abwickeln, wie zum Beispiel Verkaufsstände auf Wochenmärkten oder Volksfesten oder Kiosk-Betreiber, sind bisher noch nicht verpflichtet eine elektronische Kasse zu führen.

Aus den GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) in Verbindung mit den §§ 145 ff AO ergibt sich jedoch eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht für jeden Bargelderlös. Die Aufzeichnungen müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (mindestens 10 Jahre) jederzeit verfügbar sein. Das verpflichtet auch Betreiber einer offenen Ladenkasse zur vollständigen, detaillierten und zeitgerechten Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle. Erfolgt der Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl von unbekannten und nicht feststellbarer Personen, darf auf die Einzelaufzeichnung der Umsätze zwar verzichtet werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen aber täglich anhand eines manuellen Kassenberichts nachgewiesen werden.

Die offene Ladenkasse ist damit das aufwendigste Kassenführungssystem. Grundsätzlich empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, da dieses automatisch sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und gleichzeitig die gesetzlich geforderte langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen sicherstellt.

Welche gesetzlichen Voraussetzungen müssen elektronische Kassen erfüllen ?

Die GoBD und das neue Gesetz zur Registrierkassenpflicht stellen an alle elektronischen Kassensysteme erhöhte gesetzliche Anforderungen. Mit dem seit 01.01.2018 geltenden Gesetz zur Registrierkassenpflicht will der Gesetzgeber Steuerhinterziehung durch mögliche Manipulationen von elektronischen Kassen verhindern. Betreiber einer elektronischen Kasse müssen sicherstellen das ihre Kassen folgende gesetzliche Anforderungen erfüllt:

• Einzelaufzeichnungspflicht sämtlicher Einnahmen und Ausgaben
• Nachvollziehbarkeit von Stornobuchungen und Löschungen
• Jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarkeit aller Daten
• Maschinelle Auswertbarkeit aller Daten
• Aufbewahrungspflicht aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
• Aufbewahrungspflicht aller Journal- und Auswertungsdaten
• Aufbewahrungspflicht aller Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
• Nachweis der Manipulationssicherheit (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ab 01.01.20120)

Geschäftskonzepte für Lieferdienste

Die Möglichkeit anstatt im Restaurant, sein Lieblingsgericht bequem zu Hause zu genießen, erfreut sich in Deutschland zunehmender Beliebtheit. Dies ist die Stunde der Essenslieferdienste. Die Lieferdienste arbeiten oft über Vermittlerplattformen, die Gastronom und Verbraucher zusammenbringen. Für Essenslieferdienste gibt es im Wesentlichen zwei Geschäftskonzepte. Der Gastronom unterhält einen eigenen Lieferdienst und liefert die bestellten Gerichte selbst aus. Oder der Gastronom schließt einen Vertrag mit einem professionellen Online-Lieferservice und lässt diesen die bestellte Mahlzeit ausliefern. Der Lieferservice erhält für seine Tätigkeit eine Provision. Dieses Geschäftskonzept hat den Vorteil dass sich der beauftragte Lieferservice um die gesamte Logistik der Essensbestellung kümmert. Von der digitalen Speisekarte, über den Onlinebestellvorgang und der Wahl zwischen verschiedenen Zahlungsarten, bis hin zur Auslieferung der Gerichte, wird alles vom Lieferservice erledigt. Nachteil sind dabei die teilweise hohen Umsatzprovisionen.

Gastronomen mit eigenem Lieferservice können zwar unabhängig und insbesondere auch provisionsfrei arbeiten. Dieses Geschäftskonzept hat sich für viele Kleinunternehmer aber als zu teuer herausgestellt, da es oft nur mit einem erheblichem Mehraufwand an Verwaltung, zusätzlichem Personalbedarf und damit verbundenen weiteren Kosten betrieben werden kann. In der Regel wird die Beauftragung eines Lieferdienstes für den Gastronom dann rentabel sein, wenn er hierdurch ein Zusatzgeschäft generieren kann, weil die Bestellungen über den Lieferdienst zu anderen Zeiten erfolgen als der stationäre Warenvertrieb, z.B. im Restaurant.

Welche Kassensysteme eignen sich für Lieferdienste ?

Der Gesetzgeber hat es dem Unternehmer überlassen welches System er für seine Kassenführung verwenden will. Beim Kauf ist aber darauf zu achten, ob das System die gesetzlichen Anforderungen und auch die Anforderungen der Branche erfüllt. Digitale Systeme haben dabei entscheidende Vorteile. Sie bieten neben Rechtssicherheit, eine große Funktionalität, z.B. Überblick über Kassenvorgänge und Bestände, elektronische Kassenabschlüsse, Exportmöglichkeit von Finanzdaten und vieles mehr. Um in der digitalen Welt aber auch marktwirtschaftlich Erfolg zu haben, bedarf es einer Multikanalstrategie.

Neben dem traditionellen Restaurantbesuch ist die Onlinebestellung direkt beim Restaurant oder über einen Lieferdienst ein boomendes Geschäftsmodell. Infolgedessen ist auch die Konkurrenz groß. Die Verknüpfung von stationärem Verkauf, mit dem Onlineverkauf, ist auch wegen der Internetpräsenz in Form von Webseiten und / oder Onlineshops von immer größerer marktwirtschaftlicher Bedeutung.

So bietet zum Beispiel das Lieferdienst Shopsystem von order smart mit seinem Web und App Shop, Pizza-, und Fast Food-Läden, auch auch Restaurantbesitzern mit Bringservice ein mobiles System mit eigener Webseite, damit Kunden bequem von zu Hause aus, online Essen bestellen können. Um das Lieferdienst Shopsystem nutzen zu können, muss der Kunde eine Bestell-App auf seinem smart- oder Iphone installieren. Aus der mobilen Speisekarte kann das gewünschte Essen oder Menü ausgesucht, online bestellt und bargeldlos bezahlt werden. Web und App Shop setzt dabei auf gängige Online-Bezahlsysteme wie paydirekt, PayPal, Kreditkarte, Sofortüberweisung und andere, bietet aber auch Mobiles Payment, eine relativ neue, speziell für Lieferdienste entwickelte Zahlmethode. Damit können Zahlungen bequem mit dem smartphone oder Iphone von überall durchgeführt werden. Einfacher geht es wirklich nicht mehr.

Zusätzlich zum Shopsystem bietet order smart auch ein Kassensystem an, das speziell auf die Bedürfnissen von Gastronomen und Lieferdiensten abgestimmt ist.