Durch viele Änderungen in den letzten Jahren herrscht große Verunsicherung darüber, welche gesetzlichen Anforderungen eine Registrierkasse aktuell erfüllen muss. Wichtig ist:
Das aktuelle Kassengesetz gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen. Die Gastronomie gehört also dazu.
Deshalb solltest du dich, als Restaurant- oder Lieferdienst-Inhaber, sorgfältig mit diesem Thema und den Anforderungen auseinandersetzen, um keine böse Überraschung vom Finanzamt zu riskieren, oder dich gar strafbar zu machen. Geldbußen von bis zu 25.000 Euro können hier drohen.
In allen Bundesländern besteht inzwischen neben der Belegpflicht, durch die KassenSichV auch eine TSE Verpflichtung. Deshalb sollten alle Gastronomen entsprechende Vorkehrungen hinsichtlich ihres elektronischen Kassensystems getroffen haben, da nun die gewährte Übergangsfrist durch die Länder bereits im März 2021 ausgelaufen ist. Schon in den vergangenen Jahren wurden mit GoBD, Kassennachschau und Einzelaufzeichnungspflicht die Weichen für das neue Kassengesetz gestellt. Dieses Gesetz beschreibt nun im Kern die Anforderungen und Pflichten einer ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Kassenführung.
Das neue Kassengesetz: Belegpflicht für alle Käufe
Bereits seit Januar 2020 gibt es die Belegpflicht in Deutschland. Diese verpflichtet Verkäufer dazu, den Kunden einen Beleg über einen getätigten Geschäftsfall, also über jeden Kauf, auszustellen. Dieser muss allerdings nicht unbedingt in Papierform vorliegen, sondern kann auch elektronisch, zum Beispiel per Mail versendet werden, sofern der Kunde damit einverstanden ist. Der Beleg muss gemäß § 6 der KassenSichV folgende Punkte beinhalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung inkl. Vorgangsbeginn und -ende
- Menge und Art der Produkte
- Eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
- Entgelt inkl. des darauf entfallenden Steuerbetrages
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems/ Sicherheitsmoduls
Nach Änderungen vom 30.07.2021 müssen die Angaben für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder alternativ aus einem QR Code auslesbar sein.
Seit April 2021: Aktualisierte Kassengesetze mit TSE-Pflicht
Die KassenSichV, kurz für Kassen Sicherungsverordnung, beschreibt, welche technischen Anforderungen digitale Kassensysteme (POS) oder Registrierkassen erfüllen müssen, um nachweisbar vor Manipulation geschützt zu sein. Dieses Gesetz aus dem Januar 2020 beinhaltet auch das verpflichtende Vorhandensein einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und ist eine Erweiterung der GoBD.
Was ist eine zertifizierte TSE?
Die Zertifizierung der TSE wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgenommen und die Ergebnisse auf der Internetseite des BSI veröffentlicht: (www.bsi.bund.de).
Bestandteile einer technischen Sicherheitseinrichtung:
- Manipulationssicheres Sicherheitsmodul
- Speichermedium zur Sicherung der Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
- Digitale Schnittstelle zur Datenübertragung an das Finanzamt
Durch die TSE werden die Belegdaten hinsichtlich Manipulation geschützt und die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten garantiert. Dazu werden die Belege ab Aufzeichnung fortlaufend nummeriert und signiert.
Welche TSE Möglichkeiten gibt es für elektronische Kassensysteme?
TSE als Hardware:
Hier wird deine bestehende Kasse um ein zusätzliches Modul, z.B. USB Stick oder SD-Karte, erweitert, das die Speicherung der Daten übernimmt. TSE als Hardware muss in der Regel gesondert eingebaut bzw. nachgerüstet werden und regelmäßig alle paar Jahre getauscht werden, da der Speicherplatz begrenzt ist.
TSE als Cloud:
Bei dieser Variante werden die erstellten Belege in einer Cloud im Internet abgelegt und gesichert. Der Speicherplatz ist hier unbegrenzt und der Zugriff auf die Daten ist störungssicher.
Umrüstungsfrist für elektronische Kassensysteme
Da es zunächst kaum Anbieter für TSE-Kassen gab und außerdem die Corona Pandemie die Lage der Gastronomen zusätzlich erschwerte, wurde die Umrüstungsfrist, mit Ausnahme des Landes Bremen, auf März 2021 verlängert. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle elektronischen Kassensysteme nachweisbar durch TSE geschützt sein, sonst macht sich der Unternehmer oder Gastronom strafbar. Einzige Ausnahme sind Unternehmer, die zwischen dem 25. November 2010 und Ende 2019 eine Registrierkasse angeschafft haben, die nachweislich nicht auf TSE umrüstbar ist. Für die Betroffenen gilt eine Verlängerung der Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022.
Wichtig ist der Kaufzeitpunkt der Kasse und Dokumentation
Alle Kassen, die ab 2020 angeschafft wurden, müssen TSE-fähig sein. Wenn die Kasse zwischen November 2010 und Dezember 2019 gekauft wurde, darf diese laut Gesetzgeber bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Kassen, deren Kaufdatum vor November 2010 liegt, müssen durch ein aktuelles Modell ersetzt werden. Die Auf- oder Umrüstung des Kassensystems für TSE sollte genau dokumentiert werden. Hast du dich z.B. für eine TSE Cloud Variante entschieden, die zwar beim Anbieter bestellt wurde, aber dir noch nicht zur Verfügung gestellt werden konnte, solltest du alle Dokumente dazu unbedingt aufbewahren, um zu beweisen, dass du deiner Pflicht nachgekommen bist. Dazu gehören z.B. die Bestell- oder Auftragsbestätigung des TSE Anbieters.
Achtung: Kasse muss beim Finanzamt gemeldet werden
Die Kassenmeldepflicht besagt, dass jede neu angeschaffte, oder in Betrieb genommene TSE Kasse binnen eines Monats dem zuständigen Finanzamt zu melden ist. Hierfür soll es bald beim zuständigen Finanzamt einen Vordruck geben. Darin musst du neben deiner Steuernummer angeben, welche Kasse du verwendest, wann diese angeschafft wurde und wie viele Kassen in deinem Betrieb genutzt werden. Gleiches gilt, wenn eine Kasse innerhalb des Betriebes abgeschafft oder ersetzt wird. Auch dies muss dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. Dies soll eine unkomplizierte Prüfung des Finanzamtes ermöglichen.
Man vermutet, dass im Zuge der KassenSichV verstärkt Kontrollen durch das Finanzamt durchgeführt werden. Stelle also sicher, dass du mit einer ordnungsmäßigen Kasse mit TSE arbeitest und diese korrekt nutzt. So kannst du viel Ärger vermeiden.
Nutzung einer offenen Ladenkasse: Was tun?
Einer offenen Ladenkasse bedeutet im Prinzip, dass Barkasse und Kassenbuch von Hand geführt und verwaltet werden und die Vorgänge nicht durch ein elektronisches Kassensystem erfasst werden. Alle Geschäftsvorgänge müssen bei einer offenen Ladenkasse einzeln und sofort, sowie unter Angabe von Artikel, Menge, Preis und Steuersatz, ins Kassenbuch eingetragen werden. Hinzu kommen alle weiteren Ein- und Ausgaben, um eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten. Eine offene Ladenkasse erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und gilt generell als recht fehleranfälliges System, das professionellen Betrieben nicht zu empfehlen ist. Die Kassenbücher müssen außerdem zehn Jahre aufbewahrt und im Falle einer Steuerprüfung dem Finanzamt vorgelegt werden können. Bei einer ausschließlichen Nutzung einer offenen Ladenkasse besteht eine Ausnahme von GoBD und KassenSichV. Allerdings müssen die Daten trotzdem GoBD-konform archiviert werden und es ist mit regelmäßigen Steuerprüfungen seitens des Finanzamtes zu rechnen.
Was bedeutet GoBD-konforme Aufbewahrung für das Finanzamt?
GoBD konform bedeutet die Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung. Alle elektronisch erzeugten steuerrelevante Daten müssen demnach vollständig für 10 Jahre elektronisch gesichert und verlustsicher aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch, wenn das Kassenbuch von Hand geführt wird. Jeder Unternehmer muss gewährleisten, dass das Finanzamt jederzeit auf die gespeicherten Daten zugreifen kann.
