Bonpflicht Gesetz in der Gastronomie

In den letzten beiden Jahren hat sich viel getan. 2021 trat die neue KassenSichV in Kraft, die die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme in der Gastronomie regelt. Die KassenSichV gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen. Dazu gehört auch die Bon- oder Belegausgabepflicht, die bereits 2020 eingeführt wurde. Das bedeutet, dass du als Gastronom allen deinen Kunden einen Bon aushändigen musst.

In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte rund um die Bonpflicht und welche Ausnahmen gelten.

Belegausgabepflicht 2020

2020 startete die Einführung eines neuen Kassengesetzes. Dieses bildet die Grundlage für die sogenannte Belegausgabepflicht oder Bonpflicht, die ebenfalls seit 2020 verpflichtend eingeführt wurde. Das bedeutet: Alle Gastronomen, die elektronische Kassensysteme nutzen, sind dazu verpflichtet, jedem Kunden einen Beleg oder Bon über den jeweiligen Geschäftsvorfall auszuhändigen.

Bei der Nutzung einer offenen Ladenkasse besteht diese Pflicht nicht.

Selbst kleinste Einkäufe wie ein Teilchen oder ein Kaffee to go vom Bäcker müssen seit dem 1. Januar 2020 durch einen Beleg abgeschlossen werden, damit alle Geschäftsvorfälle dokumentiert und somit nachvollziehbar sind. Die Bonpflicht ist eine staatliche Maßnahme, um Steuerhinterziehung und anderen Manipulationen an der Abrechnung vorzubeugen.

1. Du bist nicht dazu verpflichtet deinen Kunden einen Bon in Papierform auszuhändigen. Ein Beleg, den du z.B. per E-Mail versendest, wird ebenfalls akzeptiert. Da viele Kunden Wert auf Nachhaltigkeit legen, ist diese Variante eine gute Alternative zum klassisch ausgedruckten Bon. Außerdem kannst du so Papier und Druckerfarbe sparen.
2. Für Unternehmen, bei denen es im Geschäftsalltag nicht möglich ist, die Bonpflicht zu erfüllen, gibt es die Möglichkeit eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu beantragen.

Befreiung von der Bonpflicht

Das Drucken oder Versenden von Quittungen für jeden Gast ist zeitaufwendig und nicht in jeder Art von Gastronomie möglich. Daher sieht § 146a Abs. 2 AO vor, dass Unternehmen aus Zumutbarkeisgründen von der Verpflichtung zur Ausstellung einer Quittung befreit werden können, sofern die Ware an verhältnismäßig viele unbekannte Personen verkauft wird. Dies ist beispielsweise bei der Bewirtung auf Festivals, Jahrmärkten oder in großen Bars und Diskotheken der Fall.

Als Gastronom kannst du demnach beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf die Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Dies solltest du allerdings nur in Erwägung ziehen, wenn du wirklich der Überzeugung bist, dass dein Antrag erfolgreich sein kann. Denn das Finanzamt prüft in jedem Fall vor Ort in deinem Betrieb, ob es sich in deinem Fall um einen sachlichen oder persönlichen Härtefall handelt, der eine Befreiung von der Belegausgabepflicht notwendig macht.

Alle Angaben, die auf einen Kassenbeleg gehören

Damit der Kassenbon den rechtlichen Anforderungen genügt, ist es wichtig, dass alle notwendigen Informationen auf dem Kassenbeleg enthalten sind. Ein ordnungsgemäß ausgestellter Kassenbeleg muss daher folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse deines Unternehmens
• Datum und Uhrzeit der Bonausstellung
• Art und Anzahl der bestellten Waren oder Leistungen
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag und ausgewiesene Steuer
• Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls der TSE

3 nützliche Tipps zur Bonpflicht

1. Prüfe die Ausnahmeregelung: Du glaubst, dass dein Betrieb die Chance hat von den Belegausgabepflicht befreit zu werden? Dann kontaktiere frühzeitig dein zuständiges Finanzamt und stelle einen Antrag auf Befreiung. Sofern dem Antrag stattgegeben wird, bist du nicht, oder nur in besonderen Fällen, zur Belegausgabe verpflichtet.

2. Schaffe Transparenz gegenüber deinen Kunden: Auch wenn du es dir kaum vorstellen kannst, wissen viele deiner Kunden nicht, dass du verpflichtet bist, ihnen Bons auszuhändigen. Weise sie daher darauf hin, dass die zusätzliche Müllproduktion nicht von dir gewünscht ist, sondern du damit nur den gesetzlichen Vorgaben folgst. Das kannst du entweder mündlich oder über ein gut sichtbares Schild tun. Wenn du die Möglichkeit hast, kannst du deine Gäste auch auf den alternativen Versand der Bons per Mail o.Ä. hinweisen.

3. Sichere dich mit einem modernen Kassensystem ab: Überprüfe, ob dein aktuelles Kassensystem alle rechtlichen Anforderungen abdeckt und du damit schnell und einfach die erforderlichen Belege drucken kannst. Außerdem muss deine Kasse über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Grundlage der Bonpflicht: Die KassenSichV

Die Bonpflicht ist Teil der KassenSichV vom 01.01.2020. Neben der Belegausgabepflicht gibt es zwei weitere wichtige Neuerungen, die du als Gastronom unbedingt beachten musst:

1. Vorhandensein einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE):

   Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer TSE ausgestattet sein, die vor Manipulation schützen soll. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle. Weitere Infos dazu findest du hier: https://ordersmart.de/kassengesetz/

2. Meldepflicht für elektronische Kassensysteme:

   Neben dem Vorhandensein einer TSE müssen künftig alle digitalen Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Weitere Infos dazu findest du hier: https://ordersmart.de/kassensicherungsverordnung-2022/

Als Gastronom weißt du sicher längst, dass es praktische Alltagshelfer gibt, die dir die Organisation und Buchhaltung erleichtern. Mit einem modernen Kassensystem wie dem von order smart kannst du der Bonpflicht entspannt entgegentreten. Durch die leichte Handhabung erhalten deine Kunden im Handumdrehen ihren Kassenbon mit allen wichtigen Informationen. Sogar dein Logo kannst du auf dem Beleg ergänzen.