Wer als selbstständiger Gastronom arbeitet, kommt um eine präzise Kalkulation der Preise nicht herum. Gewinnbringend zu wirtschaften ist enorm wichtig, damit dein Restaurant, Bar oder Café langfristig gut läuft und du von den Einnahmen leben kannst. Umso wichtiger ist es, dass du dich gleich zu Beginn deiner Karriere als Gastronom mit der Kalkulation auseinandersetzt. In diesem Beitrag geben wir dir einige Anregungen, wie du deine Kalkulation in den Griff bekommst.

Bloß nicht: Kalkulation nach Bauchgefühl

Auch wenn du ein erfahrener Gastronom bist und glaubst, dass du die Preise auch nach Gefühl kalkulieren kannst, solltest du auf professionelle Verfahren zur Kalkulation der Preise zurückgreifen. Wenn du dich nur auf dein Gefühl und deine Erfahrung verlässt, besteht die Gefahr, dass du versteckte Kosten übersiehst, die Preise entweder zu hoch oder zu niedrig ansetzt oder zu wenig Gewinne erwirtschaftest, um kostendeckend zu arbeiten. Nicht selten geraten Gastronomen ohne gründliche Kalkulation in eine Insolvenz.

So kalkulierst du die Preise richtig

Bei der Preiskalkulation wird der Verkaufspreis anhand von Formeln und abhängig von Kosten und Marge berechnet. Für dich als Gastronom ist es in erster Linie wichtig zu wissen, aus welchen Posten sich der Preis eines Gerichtes berechnet, nämlich: Warenkosten, Gemeinkosten, Personalkosten, Gewinn und Mehrwert-/Umsatzsteuer. Aus diesen Preisbildungsfaktoren wird zunächst der Netto-Verkaufspreis (ohne den letzten Punkt Steuern) gebildet. Den Brutto-Verkaufspreis für die Speisekarte erhältst du, wenn du anschließend die gesetzliche Mehrwert- / Umsatzsteuer auf den Nettopreis dazurechnest. Welchen Steuersatz du verwenden musst kannst du in unserem Blogartikel zu Steuersätzen in der Gastronomie nachlesen.

Warenkosten

Warenkosten sind die Ausgaben für Lebensmittel, die für die Speisen und Getränke in deinem Lokal anfallen. Dazu gehören der Einkauf, Transportkosten, Lagerkosten, Haltbarkeit, Qualitätskontrolle usw. Dein Ziel als Gastronom sollte es sein, die bestmögliche Qualität zu einem möglichst niedrigen Preis zu erreichen. Dabei sind festgelegte Portionsgrößen mit einer Zielkostenkalkulation und eine gute Einkaufsstrategie mit einer sorgfältigen Bedarfsplanung maßgeblich für den Erfolg. Hier lohnt es sich die Warenkosten regelmäßig zu prüfen, da diese z.B. durch Inflation oder Lieferengpässe schwanken können.

Gemeinkosten

Als Gemeinkosten werden Ausgaben wie Pacht, Miete, Strom, Gas, Wasser, Instandhaltung, Reinigung, Versicherungen, Leasinggebühren, Werbung, Internet- und Telefonkosten, Müllentsorgung oder Wartungen bezeichnet.

Personalkosten / Lohnkosten

Neben den Waren- und Gemeinkosten ist es außerdem wichtig die Personalkosten und die dazugehörenden Nebenkosten sorgfältig zu kalkulieren. Dazu gehören die Gehälter aller Mitarbeiter sowie Sozialversicherungsabgaben und Urlaubsgeld. Außerdem solltest du hier auch Puffer im Falle von Ausfall oder Krankheit einplanen.

Gewinnmarge und Steuern

Wichtig für eine professionelle Preiskalkulation ist außerdem die Erstellung einer Übersicht über die Gewinnmarge und wie hoch die abgehenden Steuern ausfallen. Die für dein Lokal geltende Mehrwertsteuer werden dann auf die festgelegten Preise für deine Produkte aufgeschlagen. Eine gute Gewinnmarge ist für den Fortbestand deines Unternehmens enorm wichtig, da so Investitionen oder Reparaturen finanziert werden können. Außerdem empfiehlt es sich immer einen finanziellen Puffer für schlechte Zeiten einzuplanen. Die Gewinnmarge variiert stark bei einzelnen Produkten, besonders hoch ist diese z.B. bei Pommes oder Kaffee.

Durch die berechnete Wareneinsatzquote kann die Effizienz des Wareneinsatzes gemessen werden, also ob sich der Verkauf einer Speise rechnet. Je niedriger die Wareneinsatzquote ist, desto effizienter ist der Preis.

Vorlage für die genaue Kalkulation des Verkaufspreises:

  1. Preis der eingesetzten Waren + 40 % Warenpflege + 30 % Gemeinkosten + Eigenkosten + 20-40 % kalkulierter Profit = Grundpreis
  2. Grundpreis + 17-20 % Personalkosten = Netto-Verkaufspreis
  3. Netto-Verkaufspreis + Mwst. = Brutto-Gesamtpreis

Alternative Arten der Preis-Kalkulation in der Gastronomie

Die Mischkalkulation (mit Aufschlag)

Der Einfachheit halber findet in der Gastronomie häufig die sogenannte Mischkalkulation mit Aufschlag Anwendung. Diese Preiskalkulation versucht einen Mittelweg zu finden, bei dem Produkte mit geringen Gewinnspannen durch solche mit größeren ausgeglichen werden. Unterschieden wird hier in Schlüssel-, Zug- und Kompensationsartikel.

Schlüsselartikel sind bei Kunden beliebte Produkte mit hoher Qualität, die trotzdem zu einem attraktiven Preis angeboten werden, um einen Anreiz gegenüber der Konkurrenz zu schaffen.

Zugartikel sind besonders günstige Angebote, wie z.B. Mittagsaktionen, um Gäste anzulocken. Durch den niedrigen Preis wird hier kaum Gewinn erzielt.

Kompensationsartikel sollen die vorangegangenen vergünstigten Produkte durch eine hohe Gewinnspanne ausgleichen. Gewinne von bis zu 300% sind hier keine Seltenheit, z.B. bei Kaffee oder Pommes.

Einfache Aufschlagskalkulation

Die einfache Aufschlagskalkulation ist die einfachste und schnellste Art, eine Preiskalkulation aufzustellen: Verkaufspreis = Materialkosten x 3. Allerdings hat diese Methode auch Nachteile, da einige relevante Faktoren außer Acht gelassen werden (z.B. Preise der Konkurrenz, Standort, Veränderung der Kosten bei größeren Portionen). Die einfache Aufschlagskalkulation empfiehlt sich also eher für einen groben Überblick, sollte aber durch eine genauere Methode zur Preiskalkulation bestätigt oder widerlegt werden.

Preis-Kalkulation: Was außerdem wichtig ist

  • Richte dich nach der Zahlungsbereitschaft deiner Zielgruppe (Stichwort: Preissensibilität): Eine genaue Zielgruppenanalyse hilft dir dabei einzuschätzen, welche Preise für deine Kunden akzeptabel sind.
  • Orientiere dich an den Preisen deiner Wettbewerber und prüfe diese kritisch.
  • Vergleiche das Marktangebot und sorge für einen Lieferanten mit dem für dich besten Preis-Leistungsverhältnis. Hier lohnt sich eine regelmäßige Überprüfung und Nachverhandlung der Preise. Prüfe regelmäßig die Einkaufsmengen, sodass möglichst wenig Überschuss entsteht.
  • Saisonale Schwankungen bei Warenpreisen beachten und ggf. die Speisekarte mit Angeboten versehen.
  • Prüfe deine Speisekarte auf Ladenhüter und solche, die keinen Gewinn erzielen. Weniger ist mehr.
  • Prüfe deine Waren im Lager auf deren Haltbarkeit
  • Lege für deine Gerichte feste Mengen und Größen fest, sodass immer der gleiche Wareneinsatz vorliegt
  • Nutze psychologische Preisschwellen, also gebrochene statt runder Beträge, die knapp unter der Preisschwelle deiner Zielgruppe liegen
  • Kalkuliere Sonderaktionen (Angebote, Rabatte) als Marketingmaßnahme so, dass die Kosten zumindest gedeckt werden

Fazit: Tipps zur Kalkulation in der Gastronomie beachten

Eine genaue Preiskalkulation in der Gastronomie ist enorm wichtig für deinen Erfolg. Lasse dich nicht dazu verleiten, den einfacheren und schnelleren Weg nach Bauchgefühl oder einer einfachen Aufschlagskalkulation zu wählen, sondern befasse dich genau mit deinen Warenkosten und der Gewinnspanne. Außerdem solltest du deine Kalkulation in regelmäßigen Zeitabständen neu prüfen. Es empfiehlt sich zudem auf Rezepte mit gleichbleibendem Wareneinsatz zu setzen, regelmäßig mit Lieferanten nachzuverhandeln und sich nach psychologischen Preisschwellen zu richten, um den größtmöglichen Gewinn zu erzielen.