Eine Inventur durchzuführen, bedeutet viel Planung und Aufwand. Klar, dass du als Gastronom diese Arbeit nur auf dich nehmen möchtest, wenn du auch davon profitierst. In diesem Beitrag erklären wir dir alle wichtigen Fakten zur Inventur und ihrer Durchführung und zeigen dir außerdem, welchen Nutzen du für dein Restaurant daraus ziehen kannst.
Muss ich als Gastronom eine Inventur machen?
Du bist als Gastronom verpflichtet eine Inventur durchzuführen, wenn auf dein Unternehmen folgendes zutrifft:
Sollte ich als Gastronom eine Inventur machen?
Auch wenn du nicht verpflichtet bist eine Inventur durchzuführen, kann es sich trotzdem finanziell für deinen Betrieb lohnen, denn eine Inventur trägt dazu bei, dass langfristig Kosten gesenkt werden können. Durch eine regelmäßige Inventur beugst du dem Verlorengehen von Inventar vor und behältst alle Veränderungen im Bestand im Blick. Das kann sich schnell auszahlen, denn ungefähr 20% des Umsatzes gehen in der Gastronomie durch Schwund, Beschädigungen, Diebstahl und freie Ausgabe von Getränken etc. verloren.
Welche Inventurarten gibt es?
Man unterscheidet 3 verschiedene Arten von Inventuren, die bei Bedarf miteinander kombiniert werden können.
Inventur in der Gastronomie: Ablauf und Durchführung
Üblicherweise erfolgt eine jährliche Inventur bis zum 31.12. Da die Gastronomie allerdings in der Vorweihnachtszeit unter extremer Belastung steht, wird die Inventur meist auf Anfang Januar verschoben und außerhalb der Öffnungszeiten durchgeführt.
Zeitplan erstellen und Inventur vorbereiten
Am besten legst du den Termin für die Inventur bereits lange im Vorfeld fest und planst außerdem ein, ob und für wie lange der Betrieb zur Bestandsaufnahme geschlossen werden muss. Achte darauf, dass der Termin, bzw. die festgelegte Zeitspanne für die Inventur auch tatsächlich eingehalten wird und plane ausreichend Mitarbeiter dafür fest ein.
Denke daran:
Eine gute Vorbereitung erleichtert die Inventur enorm. Wenn du also im Vorfeld Ordnung schaffst, z.B. ähnliche Produkte gruppierst und deine Artikel prüfst, ob sie beschriftet sind, ist bereits ein gutes Stück der Arbeit geleistet.
Um eine Inventur in der Gastronomie durchzuführen, solltest du verantwortungsbewusste und gewissenhafte Mitarbeiter auswählen. Es empfiehlt sich hier, sowohl erfahrene Mitarbeiter als auch neue Mitarbeiter in die Prozesse einzubeziehen. Erfahrene Mitarbeiter sind mit dem Lager besser vertraut und können neue Mitarbeiter schulen. Neue Mitarbeiter hingegen können den Inventurprozess unvoreingenommen begleiten und festgefahrene Strukturen besser erkennen. Je größer der Gastronomiebetrieb und dessen Inventar, desto mehr Mitarbeiter solltest du natürlich einplanen.
Wichtig für die Inventur:
- Diejenigen, die die Inventur durchführen, dürfen den Soll-Bestand nicht kennen, damit das Ergebnis nicht verfälscht wird
- Das Inventur-Team sollte mindestens aus einem Zähler und einem Schriftführer bestehen, damit alle Angaben (Artikel, Artikelnummer, Preis, Menge, Alter der Ware) korrekt erfasst und aufgelistet werden können
- Zählweise von links nach rechts und von oben nach unten
- Verdorbene Waren separat auflisten
- Werte beim Wiegen auf- bzw. abrunden
- Stichprobenartige Kontrollen durchführen
- Inventurliste mit Namen des Listenführers, des Kontrolleurs und Datum der Inventur erstellen
Inventurbewertung
Die Ergebnisse deiner Inventur bewertest du in der Regel anhand der aktuellen Nettoeinkaufspreise.
Nach der Inventur muss die Differenz zwischen Ist- und Soll-Bestand verbucht werden. Alle Dokumente der Inventur müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Inventur für die Zukunft nutzen
Wer den Aufwand einer Inventur in Kauf nimmt, sollte unbedingt die gewonnen Erkenntnisse für die Planung zukünftiger Bestellungen nutzen und die Mitarbeiter umfassend über die Ergebnisse informieren. Nur so kannst du wirkliche Vorteile aus einer regelmäßigen Inventur ziehen. Analysiere also die Zahlen und nutze sie, um deinen Mitarbeitern zu erklären, welche Änderungen oder Verbesserungen sich durch diese Erkenntnisse ergeben. Übermäßige Warenbestellung kann nämlich dazu führen, dass Lebensmittel verderben und entsorgt werden müssen, was wiederum den Netto-Gewinn negativ beeinflusst. Wenn dein Restaurant als Folge zu wenig Gewinn erwirtschaftet, kann das die Arbeitsplätze deiner Mitarbeiter gefährden. Mache deinen Angestellten also klar, dass eine Inventur im Sinne aller durchgeführt wird, damit der Betrieb wirtschaftlich bleibt und damit vorausschauend und ressourcenschonend geplant werden kann. Sobald deine Mitarbeiter merken, dass die Inventur zu Verbesserungen und konkreten Ergebnissen führt, werden sie auch offener für die Durchführung der Inventur sein.
Fazit
Obwohl keine generelle Pflicht zur Inventur in der Gastronomie besteht, ist die regelmäßige Prüfung der Bestände doch eine sinnvolle Methode, um Ausgaben zu überblicken und Kosten zu reduzieren. Wird die Inventur vorab sorgfältig geplant und mit dem Team abgesprochen, ist der mühsam erscheinende Prozess am Ende gar nicht so schlimm wie gedacht und lohnt sich zudem für die Bilanz deines Unternehmens. Wir wünschen dir viel Erfolg für deine Restaurant Inventur!