Hochzeiten oder andere Feiern sind oft lukrative Zusatzeinnahmen für Gastronomen. Wenn das Menü für die Feier feststeht, wird von den Kunden oft nach einer Getränkepauschale gefragt, damit die Kosten im Rahmen bleiben. Damit am Ende ausreichend Gewinn für dich erwirtschaftet wird, empfiehlt sich eine gründliche Planung einer Getränkepauschale für Wein, Bier, Softdrinks oder Cocktails.

Getränkepauschale: Ein schwieriges Thema für Gastronomen

Geht es um groß angelegte Feiern, wie Hochzeiten runde Geburtstage oder Firmenevents, haben die Ausrichter oft die Sorge, dass die Ausgaben schnell aus dem Ruder laufen können. Gerade wenn Getränke einzeln abgerechnet werden können die Getränkepreise für Kunden dann schnell in utopische Höhen steigen. Schließlich ist es leider Fakt, dass Gäste, die nicht selbst für ihre Getränke zahlen müssen, leider oftmals sehr nachlässig mit diesen umgehen und häufig irgendwo stehen lassen oder vergessen. Mit steigendem Alkoholpegel werden Getränke dann ohnehin kaum noch leergetrunken, sondern einfach neue bestellt- dementsprechend steigen die Kosten für die Gastgeber.

Auch für Gastronomen ist dies ein schwieriges Thema, schließlich werden durch den Verkauf von Getränken zum ausgewiesenen Preis gute Gewinne erzielt. Allerdings möchte man eine anstehende Feier ungern ablehnen, weil keine Getränkepauschale angeboten wird.

Deshalb empfiehlt es sich schon vorab Gedanken zu machen, wie eine Getränkepauschale in deinem Betrieb aussehen kann.

Möglichkeiten von Getränkepauschalen oder Angeboten

  • Ausgewiesene Preise auf der Speisekarte für das Event vergünstigen
  • Getränkepauschale nur für alkoholfreie Softdrinks

  • Getränkepauschale für alkoholfreie Softdrinks, Bier und ausgewählte Weine, Spirituosen oder Cocktails

  • Getränkepauschale für das gesamte Sortiment

So berechnest du eine faire Getränkepauschale

Bei der Festlegung einer Getränkepauschale, solltest du unbedingt deinen Gewinn im Auge behalten. Deshalb solltest du wenn möglich keine Getränkepauschale über den kompletten Tag vereinbaren, sondern eine bestimmte Zeitspanne festlegen. Gerade weil zu später Stunde kaum noch zu kalkulieren ist, wie viel einige der Gäste zu verzehren im Stande sind. Im Folgenden stellen wir dir 2 Möglichkeiten vor, wie du eine sinnvolle Getränkepauschale anbieten kannst:

1. Getränkepauschale für festgelegten Zeitraum:

Am besten legst du gemeinsam mit deinen Kunden eine Getränkepauschale fest, die nicht länger als 6 Stunden gilt. Als Richtwert für die Kalkulation kannst du 25€ pro Person für diese Zeit veranschlagen und ausgewählte Getränke ausschenken. Die Kalkulation kann dann Wasser, Softdrinks, eine Sorte Fassbier und Hausweine umfassen. Auch Kaffe und Tee können in der Getränkepauschale inbegriffen sein.

Wenn der Zeitraum für die Feierlichkeit nicht ausreichend ist, kann die Getränkepauschale auch ausgeweitet werden, wobei dann jeder weitere Stunde für etwa 6€ pro Person abgerechnet werden sollte. Sind auch Spirituosen und Cocktails gewünscht, muss die Pauschale natürlich dementsprechend angepasst und mit etwa 9€ pro Stunde höher kalkuliert werden.

Natürlich hängt die Höhe der Getränkepauschale auch an Qualität und Einkaufspreis. Wenn die Gäste nicht wählerisch sind, was die Marken angeht, können beide Parteien Geld sparen. Das sollte allerdings im Voraus unbedingt abgeklärt werden.

Im Allgemeinen empfiehlt es sich trotz der hier angegebenen Anhaltspunkte zuvor eine Mischkalkulation zu erstellen, in der du den Best Case und Worst Case der Kosten ermittelst. Nur so kannst du eine wirklich genaue Kalkulation erstellen, bei der am Ende genug Gewinn für dich übrig bleibt.

Mit einem modernen Kassensystem kannst du übrigens auch Sonderpreise für eine solche Veranstaltung abbilden.

2. Getränkepauschale staffeln:

Diesen kannst Du ermitteln, indem Du Dich in Deiner unmittelbaren Nachbarschaft umschaust und die Preise Deiner Konkurrenz mit Deinen eigenen vergleichst. Anschließend vergleichst Du den Marktwert mit Deinen eigenen Standardkosten.

Je nach Veranstaltungsart und Gruppengröße ist es sinnvoll, die Getränkepauschale zu staffeln. So kannst du zum Beispiel Pauschalpreise für einzelne Theken oder Bereiche festlegen (z.B. auch Getränkepauschalen für Kinder und Jugendliche), oder auch eine „All Iclusive“ Getränkepauschale für die gesamte Getränkekarte. Natürlich variieren diese Preise und müssen gesondert berechnet werden. Hier empfiehlt es sich, eine Zielkosten- oder Aufschlagskalkulation zu erstellen.

Eine Zielkostenkalkulation wird nach den Bedürfnissen der Gäste aufgestellt. Sie wird auf der Grundlage des Preises berechnet, den deine Kunden voraussichtlich zu zahlen bereit sind. Zur Orientierung solltest du dafür zunächst den Marktwert deines Angebots analysieren. Vergleiche dazu deine Preise mit der deiner Mitbewerber in der Nähe und vergleiche diese mit den Preisen auf deiner Getränkekarte.

Die Aufschlagskalkulation wird ausgehend von den Warenkosten bestimmt, auf die dann anteilig deine laufenden Kosten und dein gewünschter Gewinn aufgeschlagen wird. Du kannst die Aufschlagkalkulation vereinfachen, indem du verschiedene Aufschlagsätze für ähnliche Produktgruppen erstellst und nicht für jedes Produkt eigene errechnest.

Mehr Wissen und Tipps rund um das Thema Preiskalkulationen findest du in unserem Blogartikel: Preis-Kalkulation Gastronomie.

Eine gute Getränkepauschale: Fair für beide Seiten

Wie bei allem empfiehlt sich auch bei der Getränkepauschale ein guter Mittelweg, bei dem beide Parteien zufrieden sind. Am Ende sollte der Kunde den Eindruck haben, ein gutes und faires Geschäft gemacht zu haben und du als Gastronom musst genug erwirtschaften, um einen Gewinn zu erzielen. Wie hoch dieser ausfällt liegt natürlich in deinem Ermessen und hängt davon ab, welche Preise du als zumutbar für deine Kunden erachtest. Versetze dich bei deinem Angebot in die Lage deiner Kunden und versuche abzuschätzen, welche Preise du als Gastgeber für angemessen halten würdest. Wenn dieser Preis so ausfällt, dass dein Lokal davon profitieren kann, hast du einen wichtigen ersten Schritt getan, um ein Angebot machen zu können. Ist der Preis zu hoch angesetzt kann es schnell passieren, dass der Gastgeber sich für die Konkurrenz entscheidet. Bietest du hingegen plausible und faire Preise an, steigt die Chance auf zufriedene Gäste und Weiterempfehlungen.

Im Prinzip brauchst du nur einmalig eine übersichtliche und kostendeckende Getränkekalkulation aufzustellen, die du immer wieder verwenden und anpassen kannst, wenn die Kosten (z.B. Waren-/Materialkosten, Fixkosten) steigen.