Ein professionelles und auf Lieferdienste spezialisiertes Kassensystem erfüllt heute viel mehr Funktionen, als den reinen Kassiervorgang. Durch spezielle Features erleichtern moderne Kassensysteme den Alltag in der Gastronomie und stellen eine schnelle und unkomplizierte Bestellannahme sicher. Dabei muss das Kassensystem von allen Mitarbeitern des Restaurants intuitiv bedient werden können. So werden Fehler reduziert und die Effektivität gesteigert. Außerdem muss die Kassensoftware den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen wie GoBD und TSE entsprechen. Welches unter den vielen Kassensystemen am Markt ist aber das beste für Lieferdienste und Restaurants?

Verschiedene Arten von Kassensystemen und die aktuelle Rechtslage

Neben der eher altmodischen und aufwendigen offenen Ladenkasse, gibt es die elektronische Registrierkasse, die PC-Kasse und das POS-System. Eine offizielle Vorschrift, welche Art der Kasse zu nutzen ist, gibt es von Seiten des Gesetzgebers nicht. Egal für welche Variante du dich entscheidest, gilt es allerdings darauf zu achten, dass die Kasse die geltenden Rechtsvorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung vom 01.04.2021, inklusive TSE, erfüllt. Diese Vorschriften sind in der KassenSichV festgesetzt und sollen Kassenaufzeichnungen vor Manipulation schützen. Die Aufzeichnungen und Belege müssen zudem innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren elektronisch gespeichert werden und jederzeit für das Finanzamt verfügbar sein. Weitere wichtige Infos zu den aktuellen Kassengesetzen findest du hier.

Digitale Kassensysteme haben gegenüber einer offenen Ladenkasse viele Vorteile. Neben der rechtlichen Absicherung bieten sie eine große Spannbreite an nützlichen Features, wie  z.B. den Einblick in Rechnungen und Statistiken.

Wichtigste Funktionen von Gastronomie Kassensystemen

Die neue Generation der Kassensysteme bietet, neben der bereits erwähnten Rechtssicherheit mit TSE, viele weitere nützliche Funktionen für Gastronomiebetriebe, die speziell auf deren Anforderungen zugeschnitten sind. Dazu gehören Schnittstellen zu gängigen Lieferportalen oder dem eigenen Webshop, wie auch ein digitales Kassenbuch mit Schnittstelle für den DATEV-Export zum Steuerberater. Alle Bestellungen werden vollautomatisch in das Kassensystem übertragen und die Arbeitsabläufe so erleichtert. Bestellungen per Hand notieren und abtippen gehört der Vergangenheit an. Sämtliche relevanten Geschäftsvorgänge werden im Kassensystem gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Ein modernes Kassensystem für die Gastronomie verfügt zudem durch die permanente Dokumentation über alle relevanten Statistiken, sodass du immer den kompletten Überblick über dein Restaurant hast. Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen von Gastro Kassensystemen:

  • Schnittstellen zu Lieferportalen: Bestellungen laufen direkt in das Kassensystem
  • Selbstständige Änderungen an der Speisekarte
  • Individuelle Rabatte für Abholer, Lieferung, Stammkunden, etc.
  • Einfaches Abrechnen von Kellnern und Fahrern
  • Verkaufs- und Umsatzstatistik
  • Unkomplizierte Oberfläche / Einfache Bedienung
  • GoBD/GDPDu-Konform
  • DSGVO-Konform
  • TSE
  • Mindestbestellwert / Liefergebühr auf Liefergebiete anpassen und ändern

Alle diese wichtigen Features und viele weitere, speziell für Lieferdienste entwickelte Funktionen, sind beim order smart Kassensystem inbegriffen und helfen so dabei, Zeit und Geld zu sparen:

Weitere Kassensystem Features speziell für Restaurants und Lieferdienste

Ein modernes und spezialisiertes Kassensystem bietet neben den oben genannten Funktionen viele weitere praktische Features, die den Arbeitsalltag in der Gastronomie erleichtern und die Arbeitsabläufe verbessern können. Hier eine Auswahl:

Tischsplitting

Geteilte Rechnungen an Tischen können einfach per Drag & Drop erstellt werden, so dass keine Positionen offen bleiben. So können die Personen Ihr Essen sowie Ihre Getränke getrennt voneinander bezahlen und erhalten einen Beleg mit ausschließlich Ihren Artikeln. Es ist auch ohne Probleme möglich, einen Teil der Positionen eines Tisch abzukassieren und anschließend den Tisch fortzuführen und weitere Artikel zu verbuchen.

Zeiterfassung

Mitarbeiter können mit einer PIN oder einer Karte ihre Arbeitszeit und Pausen präzise erfassen. Am Monatsende können die Zeiten genau ausgewertet werden.

Notfallkasse

Sollte die Technik einmal streiken, empfiehlt sich eine Notfallkasse, die täglich die Daten auf einem USB-Stick sichert. Dieser Stick kann bei einem Hardware Ausfall einfach in einen anderen Computer oder ein anderes Notebook gesteckt werden und die eigentliche Kasse temporär ersetzen.

Map Navigator

Per Scan eines gedruckten QR-Codes auf der Quittung kann automatisch eine Route zum hinterlegten Kunden erstellt werden. Das vermeidet Missverständnisse am Telefon und spart Zeit.

Verschiedene Gerichtegrößen

Im Kassensystem kannst du zu allen Speisen und Getränken verschiedene Größen hinterlegen und diese selbst benennen.

Belagaufteilung

In einem spezialisierten Kassensystem besteht zum Beispiel die Möglichkeit, eine Pizza in bis zu vier verschiedene Teilstücke aufzuteilen. Die Zutaten der vier Teile können beliebig bearbeitet werden. So kann die Pizza genau nach den Wünschen des Kunden angepasst werden.

Mehrere Telefonnummern pro Kunde

Durch die Option einem Kunden mehrere Telefonnummern zuzuordnen, kann ein Kassensystem den Kunden erkennen, egal ob er von seinem Festnetztelefon oder von dem Handy aus anruft.

Gutscheine

Das Kassensystem erstellt zum gewünschten Wert einen Gutschein mit individueller Gutscheinnummer. Beim Einlösen des Gutscheins wird der Betrag automatisch verrechnet.

Liefergebühr

Moderne Kassensysteme verfügen über die Möglichkeit unterschiedlichen Liefergebieten verschiedene Lieferkosten zuzuordnen.

Fazit Gastro Kassensysteme

Moderne Kassensysteme sind dazu da, den Alltag zu erleichtern, Arbeitsabläufe zu optimieren und menschliche Fehler zu vermeiden. Neben den gängigen Funktionen regulärer Kassensysteme, bieten spezialisierte POS-Systeme für die Gastronomie, wie das System von order smart, viele weitere Benefits für Gastronomen. So kann im besten Fall jede Menge Zeit und Geld gespart werden. Eine leichte und intuitive Bedienung erleichtert den Umstieg auf ein professionelles Kassensystem. Durch die Anbindung an das eigene order smart Shopsystem und weitere Schnittstellen, kann der Umsatz weiter gesteigert werden und die Verwaltungskosten sinken.