Arten von Kassensystemen
Vorteile von Kassensystemen
Kosten von Kassensystemen
Worauf sollte man achten?
Lösungen

Ein Kassensystem oder eine Kassensystem Software gehört für viele gastronomische Betriebe und Lieferdienste längst zum Alltag. Gerade durch die neuen DSGVO-, GoBD- und TSE-Vorgaben der vergangenen Jahre haben sich viele Restaurantbetreiber dazu entschlossen, ein Kassensystem in ihren Berufsalltag zu integrieren. So sind sie rechtlich abgesichert und verringern den bürokratischen Aufwand. Das kann wertvolle Zeit, Kosten und Ressourcen sparen. Doch welches Kassensystem ist das richtige für den jeweiligen Betrieb? Welches hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und welche Kasse lässt sich mit den vorhandenen Gegebenheiten und der bestehenden Hardware koppeln? Es ist in jedem Fall sinnvoll, sich vor einem Kauf oder einer Umrüstung genau über die Angebote zu informieren.

Arten von Kassensystemen für die Gastronomie

Wie im Einzelhandel gibt es auch in der Gastronomie verschiedene Möglichkeiten die Kasse zu führen. Neben der Variante einer offenen Ladenkasse, die manuell betätigt wird, gibt es außerdem elektronische Registrierkassen, PC-Kassen und POS-Systeme. Eine Vorschrift, welches System Unternehmer zur Führung ihrer Kasse nutzen, gibt es bislang von seiten des Gesetzgebers nicht. Offene Ladenkassen werden heutzutage allerdings in der Regel nur bei Kleinstunternehmen verwendet, bei denen hauptsächlich bar gezahlt wird, wie beispielsweise bei Bäckern oder Marktständen.

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Alle Unternehmer sind jedoch durch die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) dazu verpflichtet, alle Erlöse aufzeichnen und mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Das bedeutet, dass auch jene, die sich zur Führung einer offenen Ladenkasse entschließen, alle baren Geschäftsvorfälle vollständig, detailliert und zeitgerecht erfassen müssen, zum Beispiel über ein manuelles Kassenbuch. Das macht dieses System enorm aufwendig. Alle elektronischen Systeme, wie elektronische Registrierkassen, PC-Kassen und POS-Systeme zeichnen die geschäftsrelevanten Vorgänge automatisch auf und speichern diese innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dies trägt erheblich dazu bei, die Buchhaltung zu vereinfachen.

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Vorteile von Gastronomie Kassensystemen

Wie bereits beschrieben bringen Gastronomie Kassensysteme buchhalterische Vereinfachungen und Vorteile für Gastronomen mit sich und sichern die Geschäftsführer rechtlich ab. Neben den offensichtlichen Vorteilen gibt es allerdings auch noch weitere Faktoren, die für die Nutzung eines elektronischen Gastronomie Kassensystems sprechen.

Viele Kassenanbieter haben die speziellen Bedürfnisse ihrer Kunden erkannt und ihre Soft- oder Hardware mit maßgeschneiderten Funktionen ausgestattet, die weitere Erleichterungen in den Arbeitsabläufen im Gastronomie Alltag mit sich bringen. So können bei vielen modernen Kassensystemen beispielsweise Rechnungen gesplittet, Mitarbeiter Zeiterfassungen vorgenommen, oder Kundendaten hinterlegt werden.

Auch die bargeldlose Zahlung wird durch elektronische Kassensysteme vereinfacht. Um die Verknüpfung von stationärem und digitalem Verkauf zu koppeln, bieten moderne Kassensysteme sogenannte Schnittstellen zu externen Dienstleistern wie Lieferando oder einem eigenen Shopsystem an. Dies sorgt für den nötigen Fortschritt, Flexibilität und Ordnung im Betrieb, da zudem keine weiteren Endgeräte benötigt werden.

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Die Vorteile elektronischer Kassensysteme auf einen Blick:

Kosten von Kassensystemen

Anbieter von Kassensystemen lassen sich bei der Gestaltung der Preisstruktur oft nicht gern in die Karten schauen. Daher gestaltet sich eine Online Recherche zwecks Preisvergleich meist als schwierig. Deshalb sollte zunächst die Auswahl der Kassenanbieter nach der benötigten Funktionalität eingegrenzt werden.

Die Funktionen der einzelnen Modelle sind auf den Webseiten der Anbieter in der Regel übersichtlich dargestellt. Im Anschluss kann dann eine gezielte Preisanfrage erfolgen. Viele Anbieter vertreiben ihre Kassensysteme zu einem monatlichen Fixpreis zwischen 39€ und 119€, abhängig davon, welche Funktionen und Extras enthalten sind.

Dazu kommt häufig eine Installationsgebühr, oder sofern es sich um ein Hardware Produkt handelt, zusätzliche Anschaffungskosten für die benötigte Technik.

Kassensystem Lösungen: Worauf sollte man achten?

Dass es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, welche Kasse ein Unternehmen für die Dokumentation und Abwicklung der Geschäftsvorgänge nutzt, macht die Auswahl nicht gerade leichter.

Daher ist es vor dem Kauf oder Umstieg auf ein neues System wichtig herauszufinden, ob die neue Kasse sowohl die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, als auch den speziellen Anforderungen der Branche entspricht. Digitale Kassensysteme empfehlen sich für nahezu alle Dienstleistungsbranchen, die mit Bargeld und Kartenzahlung arbeiten. Gerade, wenn es im Betrieb auch einmal turbulent und hektisch zugeht, bieten solche elektronischen Kassensysteme eine enorme Erleichterung bei garantierter Rechtssicherheit.

Da die Gastronomie eine Umgebung ist, in der es auf Schnelligkeit ankommt und viele Arbeitsabläufe parallel stattfinden, kann ein elektronisches Kassensystem, das speziell auf die Gastronomie spezialisiert ist, die Arbeitsabläufe deutlich erleichtern und optimieren. Wenn die Prozesse optimiert sind, kann sich das in einer deutlichen Umsatzsteigerung bemerkbar machen

Lösungen zu elektronischen Gastronomie Kassensystemen

Ein gutes Kassensystem für die Gastronomie ist funktional, einfach und intuitiv zu bedienen. Nur so kann die gewünschte Arbeitserleichterung auch tatsächlich gewährleistet werden. Daneben ist unbedingt auf die vorhandene Rechtssicherheit zu achten, damit alle gesetzlichen Regelungen erfüllt werden und keine Geldstrafen zu befürchten sind. Moderne Kassensysteme stellen einfach und übersichtlich Bestellvorgänge dar, speichern wichtige Informationen und bieten viele weitere unterstützende Features für die Buchhaltung und die Organisation des Restaurants oder Lieferdienstes. Es gibt viele Faktoren um zu entscheiden, welche Kasse den eigenen Bedürfnissen entspricht. Eine gute Beratung und Service durch den Anbieter ist hier ein großes plus, um eine Entscheidung zu treffen  Weiterhin sollten die Benutzerfreundlichkeit, nötige technische Vorkenntnisse, Rechtskonformität und mögliche Schnittstellen besprochen werden und am Ende schwerer wiegen, als ein paar Euro zu sparen. order smart hat sich mit seinem ausgezeichneten  Kundensupport und speziell zugeschnittenen Produkten für die Gastronomie bestens bewährt.

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