Arten von Kassensystemen für die Gastronomie
Wie im Einzelhandel gibt es auch in der Gastronomie verschiedene Möglichkeiten die Kasse zu führen. Neben der Variante einer offenen Ladenkasse, die manuell betätigt wird, gibt es außerdem elektronische Registrierkassen, PC-Kassen und POS-Systeme. Eine Vorschrift, welches System Unternehmer zur Führung ihrer Kasse nutzen, gibt es bislang von seiten des Gesetzgebers nicht. Offene Ladenkassen werden heutzutage allerdings in der Regel nur bei Kleinstunternehmen verwendet, bei denen hauptsächlich bar gezahlt wird, wie beispielsweise bei Bäckern oder Marktständen.
Alle Unternehmer sind jedoch durch die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) dazu verpflichtet, alle Erlöse aufzeichnen und mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Das bedeutet, dass auch jene, die sich zur Führung einer offenen Ladenkasse entschließen, alle baren Geschäftsvorfälle vollständig, detailliert und zeitgerecht erfassen müssen, zum Beispiel über ein manuelles Kassenbuch. Das macht dieses System enorm aufwendig. Alle elektronischen Systeme, wie elektronische Registrierkassen, PC-Kassen und POS-Systeme zeichnen die geschäftsrelevanten Vorgänge automatisch auf und speichern diese innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dies trägt erheblich dazu bei, die Buchhaltung zu vereinfachen.
Vorteile von Gastronomie Kassensystemen
Wie bereits beschrieben bringen Gastronomie Kassensysteme buchhalterische Vereinfachungen und Vorteile für Gastronomen mit sich und sichern die Geschäftsführer rechtlich ab. Neben den offensichtlichen Vorteilen gibt es allerdings auch noch weitere Faktoren, die für die Nutzung eines elektronischen Gastronomie Kassensystems sprechen.
Viele Kassenanbieter haben die speziellen Bedürfnisse ihrer Kunden erkannt und ihre Soft- oder Hardware mit maßgeschneiderten Funktionen ausgestattet, die weitere Erleichterungen in den Arbeitsabläufen im Gastronomie Alltag mit sich bringen. So können bei vielen modernen Kassensystemen beispielsweise Rechnungen gesplittet, Mitarbeiter Zeiterfassungen vorgenommen, oder Kundendaten hinterlegt werden.
Auch die bargeldlose Zahlung wird durch elektronische Kassensysteme vereinfacht. Um die Verknüpfung von stationärem und digitalem Verkauf zu koppeln, bieten moderne Kassensysteme sogenannte Schnittstellen zu externen Dienstleistern wie Lieferando oder einem eigenen Shopsystem an. Dies sorgt für den nötigen Fortschritt, Flexibilität und Ordnung im Betrieb, da zudem keine weiteren Endgeräte benötigt werden.
Die Vorteile elektronischer Kassensysteme auf einen Blick:
Gesetzeskonform durch TSE-Einrichtung und Wahrung der DSGVO-Vorschriften
Automatisiertes digitales Kassenbuch, inklusive DATEV-Schnittstelle
Arbeitszeiterfassung und Mitarbeiter-Abrechnung
Online Bestellung durch Schnittstellen möglich
Fehlervermeidung durch einfach gesplittete Rechnungen
Kundenverwaltung
Notfallkasse
Statistiken
Vielfältige Zahlungsmöglichkeiten
Gesetzeskonform durch TSE-Einrichtung und Wahrung der DSGVO-Vorschriften
Automatisiertes digitales Kassenbuch, inklusive DATEV-Schnittstelle
Arbeitszeiterfassung und Mitarbeiter-Abrechnung
Online Bestellung durch Schnittstellen möglich
Fehlervermeidung durch einfach gesplittete Rechnungen
Kundenverwaltung
Notfallkasse
Statistiken
Vielfältige Zahlungsmöglichkeiten
Kosten von Kassensystemen
Anbieter von Kassensystemen lassen sich bei der Gestaltung der Preisstruktur oft nicht gern in die Karten schauen. Daher gestaltet sich eine Online Recherche zwecks Preisvergleich meist als schwierig. Deshalb sollte zunächst die Auswahl der Kassenanbieter nach der benötigten Funktionalität eingegrenzt werden.
Die Funktionen der einzelnen Modelle sind auf den Webseiten der Anbieter in der Regel übersichtlich dargestellt. Im Anschluss kann dann eine gezielte Preisanfrage erfolgen. Viele Anbieter vertreiben ihre Kassensysteme zu einem monatlichen Fixpreis zwischen 39€ und 119€, abhängig davon, welche Funktionen und Extras enthalten sind.
Dazu kommt häufig eine Installationsgebühr, oder sofern es sich um ein Hardware Produkt handelt, zusätzliche Anschaffungskosten für die benötigte Technik.
Kassensystem Lösungen: Worauf sollte man achten?
Dass es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, welche Kasse ein Unternehmen für die Dokumentation und Abwicklung der Geschäftsvorgänge nutzt, macht die Auswahl nicht gerade leichter.
Daher ist es vor dem Kauf oder Umstieg auf ein neues System wichtig herauszufinden, ob die neue Kasse sowohl die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, als auch den speziellen Anforderungen der Branche entspricht. Digitale Kassensysteme empfehlen sich für nahezu alle Dienstleistungsbranchen, die mit Bargeld und Kartenzahlung arbeiten. Gerade, wenn es im Betrieb auch einmal turbulent und hektisch zugeht, bieten solche elektronischen Kassensysteme eine enorme Erleichterung bei garantierter Rechtssicherheit.
Da die Gastronomie eine Umgebung ist, in der es auf Schnelligkeit ankommt und viele Arbeitsabläufe parallel stattfinden, kann ein elektronisches Kassensystem, das speziell auf die Gastronomie spezialisiert ist, die Arbeitsabläufe deutlich erleichtern und optimieren. Wenn die Prozesse optimiert sind, kann sich das in einer deutlichen Umsatzsteigerung bemerkbar machen
Kosten
Die Kosten für die Nutzung eines Kassensystems variieren stark. Viele Anbieter berechnen eine monatliche Gebühr, andere werden per Nutzung abgerechnet.
Vertragsbedingungen
Je nach Anbieter und Kassensystem gibt es unterschiedliche Vertragsbedingungen. Hier sollten Vertragsdauer, Kündigungsfrist und weitere relevante Servicebedingungen vorab gründlich geprüft werden, um keine bösen Überraschungen zu erleben.
Funktionen
Bei der Wahl des richtigen Kassensystems gilt es unbedingt auf die Funktionalität in Bezug auf das eigene Unternehmen zu achten. Es gibt viele Anbieter, die sich mit ihren Kassensystemen gezielt auf die Bedürfnisse von Gastronomen spezialisiert haben. So können mitunter nicht nur die Buchhaltung, sondern auch andere verwalterische Prozesse optimal über das Kassensystem abgebildet werden.
Bedienbarkeit
Eine einfache und intuitive Bedienung des neuen Kassensystems ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, wenn es um die Auswahl des Anbieters geht. Es sollten keine technischen Vorkenntnisse benötigt werden, um das System zu bedienen. Das erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es empfiehlt sich daher, vorab eine Demoversion der neuen Kasse zu testen.
Kundenverwaltung
Kundenverwaltung und Kundenbindung sind wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Geschäft. Schließlich sind zufriedene Kunden, wiederkehrende Kunden und sorgen so für den nötigen Umsatz. Ein modernes Kassensystem bietet die Möglichkeit Kundenprofile anzulegen und gezielte Werbemaßnahmen zu treffen.
Schnittstellen
Eine moderne Kasse bietet eine DATEV Schnittstelle mit rechtssicherer Datenarchivierung. So können steuerrelevanten Informationen im Kassensystem archiviert und an den Steuerberater weitergeleitet werden. Außerdem gibt es viele weitere Schnittstellen, um Prozesse zu externen Dienstleistern einfach im System abzubilden. Dazu gehören beispielsweise Schnittstellen zu Lieferando oder der eigenen Bestell Webseite.
Rechtssicherheit: TSE, DSGVO- und GoBD-Konformität
Vor Kauf eines Kassensystem sollte geprüft werden, ob die gesetzlich geforderten Vorschriften, wie TSE, DSGVO und GoBD erfüllt werden.
Kosten
Die Kosten für die Nutzung eines Kassensystems variieren stark. Viele Anbieter berechnen eine monatliche Gebühr, andere werden per Nutzung abgerechnet.
Vertragsbedingungen
Je nach Anbieter und Kassensystem gibt es unterschiedliche Vertragsbedingungen. Hier sollten Vertragsdauer, Kündigungsfrist und weitere relevante Servicebedingungen vorab gründlich geprüft werden, um keine bösen Überraschungen zu erleben.
Funktionen
Bei der Wahl des richtigen Kassensystems gilt es unbedingt auf die Funktionalität in Bezug auf das eigene Unternehmen zu achten. Es gibt viele Anbieter, die sich mit ihren Kassensystemen gezielt auf die Bedürfnisse von Gastronomen spezialisiert haben. So können mitunter nicht nur die Buchhaltung, sondern auch andere verwalterische Prozesse optimal über das Kassensystem abgebildet werden.
Bedienbarkeit
Eine einfache und intuitive Bedienung des neuen Kassensystems ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, wenn es um die Auswahl des Anbieters geht. Es sollten keine technischen Vorkenntnisse benötigt werden, um das System zu bedienen. Das erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es empfiehlt sich daher, vorab eine Demoversion der neuen Kasse zu testen.
Kundenverwaltung
Kundenverwaltung und Kundenbindung sind wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Geschäft. Schließlich sind zufriedene Kunden, wiederkehrende Kunden und sorgen so für den nötigen Umsatz. Ein modernes Kassensystem bietet die Möglichkeit Kundenprofile anzulegen und gezielte Werbemaßnahmen zu treffen.
Schnittstellen
Eine moderne Kasse bietet eine DATEV Schnittstelle mit rechtssicherer Datenarchivierung. So können steuerrelevanten Informationen im Kassensystem archiviert und an den Steuerberater weitergeleitet werden. Außerdem gibt es viele weitere Schnittstellen, um Prozesse zu externen Dienstleistern einfach im System abzubilden. Dazu gehören beispielsweise Schnittstellen zu Lieferando oder der eigenen Bestell Webseite.
Rechtssicherheit: TSE, DSGVO- und GoBD-Konformität
Vor Kauf eines Kassensystem sollte geprüft werden, ob die gesetzlich geforderten Vorschriften, wie TSE, DSGVO und GoBD erfüllt werden.
Lösungen zu elektronischen Gastronomie Kassensystemen
Ein gutes Kassensystem für die Gastronomie ist funktional, einfach und intuitiv zu bedienen. Nur so kann die gewünschte Arbeitserleichterung auch tatsächlich gewährleistet werden. Daneben ist unbedingt auf die vorhandene Rechtssicherheit zu achten, damit alle gesetzlichen Regelungen erfüllt werden und keine Geldstrafen zu befürchten sind. Moderne Kassensysteme stellen einfach und übersichtlich Bestellvorgänge dar, speichern wichtige Informationen und bieten viele weitere unterstützende Features für die Buchhaltung und die Organisation des Restaurants oder Lieferdienstes. Es gibt viele Faktoren um zu entscheiden, welche Kasse den eigenen Bedürfnissen entspricht. Eine gute Beratung und Service durch den Anbieter ist hier ein großes plus, um eine Entscheidung zu treffen Weiterhin sollten die Benutzerfreundlichkeit, nötige technische Vorkenntnisse, Rechtskonformität und mögliche Schnittstellen besprochen werden und am Ende schwerer wiegen, als ein paar Euro zu sparen. order smart hat sich mit seinem ausgezeichneten Kundensupport und speziell zugeschnittenen Produkten für die Gastronomie bestens bewährt.